Как происходит организация офисного переезда?
01 декабря 2023, 11:36
Согласно исследованиям, около 68% компаний сталкиваются со значительными трудностями и финансовыми потерями после переезда офиса. Среди причин — хаотичная подготовка, плохая координация на всех этапах работ, неверное распределение ответственности между сотрудниками. Чтобы избежать ошибок, нужно заранее тщательно спланировать все действия по перемещению офиса — от выбора подрядчика до запуска работы офисного персонала в новом месте.
В этой статье мы расскажем, как грамотно распределить зоны ответственности, продумать логистику перевозки мебели и техники, подготовить документы и упаковать имущество компании. Если же вы хотите сэкономить время на переезде — заказать команду профессиональных грузчиков вы сможете здесь https://www.crown-cars.com/ofisnyi-pereezd-kiev/.
Как выбрать подрядчика и транспорт для офисного переезда?
Для минимизации рисков при переезде важно выбрать надежную транспортную компанию, которая возьмет на себя все заботы по планированию переезда и логистике. Следующие советы помогут вам подобрать ответственного исполнителя:
- Потребуйте заключить официальный договор на офисный переезд с указанием всех этапов, сроков, гарантий и форс-мажорных обстоятельств. Выбранная вами компания должна предоставить договор или сформировать персональное соглашение с прописанной поэтапной схемой переезда, четкими датами выполнения каждого этапа вплоть до полного завершения работ и подписания акта.
- Профессиональные грузчики должны иметь спецоборудование и расходные материалы для надежной упаковки офисного имущества — усиленные коробки, ящики с перегородками, полиэтиленовую пленку и пр. Это необходимо для защиты вещей от механических повреждений во время погрузки и транспортировки.
- Отдавайте предпочтение исполнителям со значительным опытом организации офисных переездов. Компании с отработанными процессами, одной из которых является транспортная компания Crown Cars, сработает слаженнее и быстрее.
Как упаковать документы, технику и мебель при переезде в новый офис?
Большую часть важной информации о деятельности компании несут в себе документы — финансовые, юридические, кадровые и другие. Поэтому крайне важно обеспечить их защиту и сохранность.
Соберите все бумажные документы в папки по категориям и подпишите их — так будет проще сориентироваться. Затем упакуйте папки в плотные архивные коробки с крышками и обязательно заклейте их скотчем. Это убережет документы от пыли, влаги и деформации при транспортировке.
Особо тщательно нужно упаковать всю технику — компьютеры, принтеры, телефоны и другое оборудование. Для начала, отключите системные блоки от мониторов и упакуйте в отдельные коробки. Всю офисную технику нужно тщательно завернуть в пузырчатую пленку, чтобы защитить имущество от повреждений.
По возможности, разберите мебель на составные компоненты, это значительно уменьшит нагрузку при транспортировке. Стеклянные и зеркальные части надежно оберните в защитную ткань или пленку. Все подвижные механизмы мебели необходимо зафиксировать распорками. Мелкие съемные детали (ножки, ручки и т.п.) нужно упаковать отдельно в полиэтиленовые пакеты с четкой маркировкой, к какому предмету мебели они относятся.
Следуя этим простым рекомендациям по перевозке ценного имущества, можно существенно снизить риски повредить или потерять его при переезде в новый офис.